Demonstrationsbeispiel

Ein Vorgehensmodell IT-Strategie soll den Prozess der Strategieentwicklung so transparent machen, dass er nachvollziehbar ist. Das heißt insbesondere, dass die Strategieentwicklung durch Verwendung des Vorgehensmodells zumindest vereinfacht, wenn nicht ermöglicht wird. Vereinfachen heißt insbesondere, den Zeitaufwand für den Entwicklungsprozess und damit die Entwicklungskosten zu reduzieren. Nachfolgend werden die im Vorgehensmodell verwendeten Aktivitäten (als Rechtecke in der Abbildung dargestellt) beschrieben, die durch die Aktivitäten erzeugten Zwischenprodukte (als abgerundete Rechtecke dargestellt) genannt und die verwendeten Methoden angegeben. Auslösendes Ereignis ist „Auftragserteilung“, Ergebnis ist „Aktuelle IT-Strategie“ (als Ellipsen dargestellt).

Analysieren Strategie-Umfeld: Zum Strategie-Umfeld gehören die strategischen Unternehmensziele, die Unternehmensstrategie, die strategische Maßnahmenplanung sowie die Stärken und Schwächen der Informationsinfrastruktur. In erster Linie geht es darum, die für die Strategieentwicklung wesentlichen Einflussfaktoren zu identifizieren. Methodisch erfolgt dies durch Dokumentenanalyse (soweit Dokumente vorhanden) und Befragung des Top-Managements anhand eines Interviewleitfadens. Da Stärken und Schwächen dem Top-Management erfahrungsgemäß nicht mit der erforderlichen Präzision bekannt sind, empfiehlt sich eine IT-Diagnose zur Informationsgewinnung.

Formulieren strategische IT-Ziele: Strategische IT-Ziele sind Voraussetzung für das Entwickeln der IT-Strategie (idealer Weise sind sie Gegenstand des Strategie-Umfelds). Es ist jedoch unrealistisch anzunehmen, dass strategische IT-Ziele formuliert sind, wenn eine IT-Strategie nicht vorhanden ist. Dem Top-Management werden daher mit dem Zielinhalt beschriebene IT-Ziele präsentiert, die auf Grundlage eines theoretischen Zielsystems und der Ergebnisse der IT-Diagnose formuliert wurden. Mit einem moderierten Diskussionsprozess werden die Zielinhalte durch Aussagen zum Ausmaß der Zielerreichung (wenn möglich quantifiziert) und zum zeitlichen Bezug ergänzt. Unvollständigkeit bezüglich Ausmaß der Zielerreichung und zeitlichem Bezug müssen akzeptiert werden. Als Zielinhalte werden Wirksamkeit, Wirtschaftlichkeit, Produktivität, Qualität, Flexibilität sowie Schutz und Sicherheit verwendet. Ihre unternehmensspezifische Ausformulierung ist Teil der IT-Strategie.

Abb.: Vorgehensmodell zum Entwickeln von IT-Strategien

Identifizieren Strategie-Objekte: Diese auf Grundlage der Beurteilung der bisherigen IT-Aktivitäten zu identifizieren, wird zunächst dem Top-Management überlassen. Die externe Projektbegleitung beschränkt sich auf die Moderation des Identifikationsprozesses, die mit Metaplan-Technik unterstützt wird. Das Ergebnis ist erfahrungsgemäß nicht ausreichend, insbesondere fehlen die technologieorientierten Objekte, während die betriebswirtschaftlich orientierten Objekte gut abgedeckt werden. Die externe Projektbegleitung bringt daher weitere Objekte in den Identifikationsprozess ein, überlässt es aber der Entscheidung des Top-Managements, welche davon berücksichtigt werden. Ergebnis dieser Aktivität ist die Struktur der IT-Strategie bezüglich der strategischen IT-Ziele und der Strategie-Objekte; die erste Joint Session ist abgeschlossen. Dass die IT-Strategie neben den strategischen Zielen und den Strategie-Objekten Regelungen zu den IT-Institutionen (z. B. IT-Abteilung, IT-Lenkungsausschuss) enthalten muss, kann hier nur erwähnt werden.

Beschreiben Strategie-Objekte: Dafür wird folgende Struktur verwendet (vgl. weiter unten): Erklärung des Strategie-Objekts; Aussagen zum Strategie-Objekt; Zuständigkeit für Beachtung bzw. Realisierung der Aussagen; Realisierungszeitraum (falls zweckmäßig). Das Strukturmerkmal Realisierungszeitraum ist erforderlich, wenn die Aussagen Handlungen verlangen, die über ihr fortlaufendes Beachten hinausgehen (z. B. wenn ein Qualitätsmanagementsystem zu schaffen ist oder bestimmte Instrumente wie ein Vorgehensmodell für IT-Projekte entwickelt werden müssen). Bei der Identifikation der Strategie-Objekte wurde ein Teil der Aussagen, Zuständigkeiten und Realisierungszeiträume bereits erarbeitet, der aufbereitet und ergänzt wird. Ergebnis ist der Entwurf der IT-Strategie.

Review Entwurf IT-Strategie: Der Review-Prozess erfolgt zunächst in einem Workshop durch die externe Projektbegleitung mit dem IT-Management. Träger des folgenden Reviews ist das Top-Management, das in einem internen Workshop den Entwurf überprüft. Externe Projektbegleitung und Top-Management gehen mit den Ergebnissen der Workshops in die zweite Joint Session, in der alle Formulierungen des Entwurfs überprüft und Veränderungen sofort durchgeführt werden. Ergebnis ist die IT-Strategie.

Inkraftsetzen IT-Strategie: Dies erfordert Entscheidungen bezüglich der Institutionalisierung der IT-Aufgaben und informative Maßnahmen, deren Art und Umfang insbesondere von der gegebenen Strukturorganisation abhängen. Als wesentliche Entscheidung wird die Einrichtung eines IT-Lenkungsausschusses angesehen (falls nicht vorhanden). Ein Briefing des Lenkungsausschusses durch die externe Projektbegleitung ist empfehlenswert. Zu den informativen Maßnahmen gehört die Unterrichtung der Leitungsgremien (z. B. Aufsichtsrat). Es ist zweckmäßig, wenn dies durch die externe Projektbegleitung in Anwesenheit des Top-Managements erfolgt. Schließlich setzt das Top-Management die IT-Strategie in Kraft.

Anpassen IT-Strategie: Der geplante Anpassungstermin ist Teil der geltenden IT-Strategie. Die Empfehlung dafür ist zwölf Monate ab dem jeweiligen Gültigkeitsdatum. Auslöser für Anpassungen gehen sowohl vom Top-Management (insbesondere bei Änderungen der Unternehmensziele und/oder der Unternehmensstrategie) als auch vom IT-Management und vom Linienmanagement aus. Zur Dokumentation des Anpassungsbedarfs des IT-Managements und des Linienmanagements sieht die IT-Strategie einen strategischen Jahresbericht vor, für dessen Erstellung das IT-Management zuständig ist. Für die Erfassung des Anpassungsbedarfs wird eine methodische Vorgehensweise empfohlen (z. B. Erfolgsfaktorenanalyse). Typische Beispiele für Strategie-Objekte sind (die fast durchgehende Verwendung des Wortteils Management verdeutlicht die mit dem Objekt geforderte Handlungskompetenz): Investitionsmanagement; Architekturmanagement; Plattform- und Systemmanagement; Entwicklungs- und Beschaffungsmanagement, Humanmanagement; Integrationsmanagement; Bestands- und Lebenszyklusmanagement; Organisationsmanagement; Qualitätsmanagement; Technologiemanagement; Controling; Projektmanagement; Datenmanagement; Produktions- und Problemmanagement; Sicherheits- und Katastrophenmanagement. (Eine inhaltliche Erklärung der meisten dieser Objekte findet sich in den einschlägig bezeichneten Lerneinheiten dieses Lehrbuchs.) Am Beispiel Technologiemanagement wird gezeigt, wie ein Strategie-Objekt inhaltlich und formal dokumentiert wird.

Erklärung des Strategie-Objekts: Technologie ist hier I&K-Technologie. Sie umfasst Informations- und Kommunikationstechnik sowie die Arbeits-, Entwicklungs-, Produktions- und Implementierungsverfahren der Technik. Methoden und Werkzeuge sind daher Technologieobjekte. Technologiemanagement ist Planung, Überwachung und Steuerung der Verwendung von I&K-Technologie im Unternehmen. Technologiemanagement ist auch Innovationsmanagement.

Aussagen zum Strategie-Objekt; Für das Beurteilen der Technologieanwendbarkeit und für das Evaluieren des Technologieeinsatzes werden Vorgehensweisen und Methoden angewendet, mit denen der Vergleich der geplanten Kosten und des geplanten Nutzens mit den verursachten Kosten bzw. dem realisierten Nutzen möglich ist. Wo immer möglich sollen durch den Einsatz von I&K-Technologien innovative Prozesse und/oder Produkte gefördert bzw. ermöglicht werden. Technologiemanagement erfordert daher aktive Beteiligung des Linienmanagements. Technologiemanagement ist so zu organisieren, dass folgende Forderungen erfüllt werden (insbesondere unter Beachtung der Aussagen zu Strategie-Objekt „Plattform- und Systemmanagement“):

Zuständigkeit: Neben den Mitarbeitern der IT-Abteilung und den Mitgliedern des IT-Lenkungsausschusses ist das Linienmanagement mit Aufgaben des Technologiemanagements betraut. Die IT-Abteilung ist auch für die Unterstützung und Koordinierung des Linienmanagements bei der Wahrnehmung von Aufgaben des Technologiemanagements zuständig. Zuständig für die Ausarbeitung eines Vorgehensmodell für das Beurteilen der Technologieanwendbarkeit und des Technologieeinsatzes einschließlich Prozeduren für die Ex-ante- und Ex-post-Evaluierung ist die IT-Abteilung; zuständig für die Freigabe ist der IT-Lenkungsausschuss.

Realisierungszeitraum: Fortlaufend zu beachten. Das Vorgehensmodell für das Beurteilen der Technologieanwendbarkeit und des Technologieeinsatzes einschließlich der Prozeduren für die Ex-ante- und Ex-post-Evaluierung ist dem IT-Lenkungsausschuss innerhalb von 6 Monaten vorzulegen.